Zamenjava računovodskega servisa - kdaj in kako zamenjati računovodjo?

Imate občutek, da vaše računovodstvo ni takšno, kot bi moralo biti? Na vprašanja ne dobivate odgovorov, za davčne obveznosti izveste zadnji trenutek ali pa preprosto nimate pravega pregleda nad poslovanjem?

Morda je čas, da razmislite o zamenjavi računovodskega servisa.

Veliko podjetnikov pri menjavi računovodstva odlaša, ker jih skrbi prenos dokumentacije, morebitne napake ali dodatno administrativno delo. Vendar je lahko zamenjava računovodje ob ustrezni organizaciji precej enostavnejša, kot se zdi.

1. Kdaj je čas za zamenjavo računovodskega servisa?

Računovodstvo ni zgolj knjiženje računov in oddajanje davčnih obračunov. Dober računovodski servis mora podjetniku zagotavljati tudi zanesljive informacije, pravočasno komunikacijo in podporo pri poslovnih odločitvah.

Med najpogostejšimi razlogi za zamenjavo računovodstva so:

• Slaba komunikacija: na vprašanja čakate več dni ali odgovora sploh ne prejmete.

• Nepregledno poslovanje: ne veste, koliko davka boste morali plačati ali kakšno je dejansko finančno stanje podjetja.

• Ponavljajoče se napake: nepravilni obračuni, zamujeni roki ali neusklajene evidence.

• Pomanjkanje svetovanja: računovodstvo vas ne opozori na pomembne davčne obveznosti ali spremembe zakonodaje.

• Spremenjene potrebe podjetja: podjetje raste, zaposluje delavce ali širi poslovanje v tujino, računovodski servis pa temu ne sledi.

Nezadovoljstvo seveda ne pomeni vedno, da je treba računovodjo takoj zamenjati. Včasih je težavo mogoče rešiti z boljšim dogovorom o komunikaciji in obsegu storitev.

Če se težave ponavljajo, pa je smiselno preveriti druge možnosti.

2. Ali lahko računovodski servis zamenjate med letom?

Da. Računovodski servis lahko zamenjate tudi sredi poslovnega leta.

Ni treba čakati na 31. december ali zaključek poslovnega leta.

Pri tem je treba upoštevati predvsem odpovedne pogoje obstoječe pogodbe ter določiti datum, s katerim novi računovodski servis prevzame vodenje poslovnih knjig.

Zamenjavo je mogoče izvesti na primer s prvim dnem naslednjega meseca, vendar mora biti jasno določeno, kdo bo pripravil posamezne davčne obračune, plače in druge obveznosti za prehodno obdobje.

Pravilna primopredaja je bistvena, da ne pride do podvajanja dela ali zamujenih rokov.

3. Kako poteka zamenjava računovodskega servisa?

Postopek lahko razdelimo na pet korakov.

1. Izbira novega računovodskega servisa

Pred odločitvijo preverite, ali novi računovodski servis pokriva vse potrebe vašega podjetja.

Posebej pomembno je to pri podjetjih, ki so DDV zavezanci, zaposlujejo delavce ali poslujejo s tujino.

2. Pregled obstoječe pogodbe

Preverite odpovedni rok, morebitne obveznosti ter pogoje glede predaje poslovne dokumentacije.

3. Dogovor o datumu prenosa

Z novim računovodskim servisom določite datum začetka sodelovanja in razmejitev nalog med starim in novim izvajalcem.

4. Prenos računovodske dokumentacije

Prejšnji računovodski servis pripravi dokumentacijo in podatke, potrebne za nadaljevanje knjigovodstva.

5. Ureditev pooblastil in začetek sodelovanja

Uredijo se potrebna pooblastila za eDavke in druge sisteme ter način posredovanja dokumentacije.

Novi računovodski servis nato prevzame dogovorjene računovodske obveznosti.

4. Katero dokumentacijo potrebujete pri menjavi računovodstva?

Obseg dokumentacije je odvisen od pravnoorganizacijske oblike podjetja in načina vodenja knjig.

Pri podjetjih, ki vodijo dvostavno knjigovodstvo, so običajno pomembni:

• bruto bilanca in analitične evidence,

• kartice glavne knjige,

• odprte postavke kupcev in dobaviteljev,

• register osnovnih sredstev,

• evidence DDV in oddani davčni obračuni,

• podatki o obračunih plač in zaposlenih,

• bančni izpiski in druga knjigovodska dokumentacija,

• zaključni račun preteklega leta,

• računovodski podatki tekočega poslovnega leta.

Če podjetje uporablja računovodski program, je v določenih primerih mogoče urediti tudi elektronski prenos podatkov.

Pomembno: Pri prevzemu računovodstva je priporočljivo preveriti usklajenost začetnih stanj, odprtih postavk in davčnih evidenc. Le tako lahko novi računovodski servis zanesljivo nadaljuje knjiženje.

5. Kaj storiti, če prejšnji računovodja ne želi predati dokumentacije?

Tudi takšne situacije se v praksi lahko pojavijo.

Najprej je priporočljivo pisno zahtevati predajo dokumentacije in določiti primeren rok.

Če obstajajo odprte obveznosti ali spor glede pogodbe, je treba ločiti vprašanje plačila računovodskih storitev od pravic in obveznosti glede konkretne dokumentacije.

Pomembno je razlikovati med izvirnimi poslovnimi listinami podjetja, zakonsko obveznimi evidencami in internimi delovnimi gradivi računovodskega servisa.

Če primopredaja kljub temu ni mogoča, je smiselno poiskati ustrezno pravno pomoč.

6. Koliko stane zamenjava računovodskega servisa?

Cena je odvisna predvsem od obsega in urejenosti obstoječe dokumentacije.

Če so poslovne knjige ažurne, podatki usklajeni in dokumentacija urejena, je prenos običajno bistveno enostavnejši.

Če pa se ob prevzemu ugotovijo nepravilnosti, manjkajoči dokumenti ali neusklajena stanja, je lahko potrebna dodatna storitev pregleda oziroma uskladitve računovodstva.

Zato je pomembno, da se pred začetkom sodelovanja dogovorite, katere storitve so vključene v mesečni računovodski pavšal in katera dodatna dela se obračunajo posebej.

7. Kako poteka zamenjava računovodstva pri P Kontis?

V računovodskem servisu P Kontis razumemo, da podjetniki želijo predvsem nemoten prehod, brez nepotrebnih zapletov in dodatnih administrativnih obremenitev.

Zato pri menjavi računovodstva poskrbimo za organiziran postopek prevzema.

Kako poteka sodelovanje?

Najprej se pogovorimo o vašem podjetju, obsegu poslovanja in potrebah ter pripravimo ponudbo za računovodske storitve.

Ko se odločite za sodelovanje, se dogovorimo za datum prevzema in potrebno dokumentacijo. Pomagamo pri komunikaciji glede prenosa podatkov, uredimo ustrezna pooblastila in preverimo prevzeta računovodska stanja.

Dokumentacijo lahko posredujete tudi elektronsko, zato za redno sodelovanje ni potrebna osebna dostava računov.

Poleg klasičnega računovodstva nudimo podporo pri obračunu plač, kadrovskih postopkih, zaposlovanju tujcev ter poslovanju podjetij v Nemčiji in Avstriji.

Razmišljate o zamenjavi računovodstva?

Če imate občutek, da vaše trenutno računovodstvo ne zagotavlja podpore, ki jo vaše podjetje potrebuje, je morda pravi čas za spremembo.

Zamenjava računovodskega servisa ni nujno zapleten postopek – pomembno je le, da je pravilno organiziran.

Kontaktirajte nas in pripravili vam bomo ponudbo glede na potrebe vašega podjetja ter pomagali pri organizaciji prenosa računovodstva.